Avec la généralisation de la dématérialisation des documents RH, de nombreuses entreprises se demandent s’il est légal de remettre les documents de fin de contrat par voie électronique.
Certificat de travail, attestation France Travail, solde de tout compte : quels documents peuvent être transmis par email ou via un coffre-fort numérique ? Sous quelles conditions ?
Faisons le point.
Sommaire
Le principe : oui, sous réserve du consentement du salarié
Depuis la loi Travail de 2016 et le décret du 30 décembre 2016, la remise dématérialisée des documents de fin de contrat est possible, à condition de respecter certaines règles (art. R1221-39 et R. 5542-5 du C. trav.) :
- Le salarié doit être informé de la remise électronique au moment de son départ
- Il doit pouvoir s’y opposer expressément
- Les documents doivent être accessibles dans un format lisible, téléchargeable et sécurisé
- Les informations doivent pouvoir être enregistrées et imprimées.
- L’employeur doit conserver un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations
💡 À noter : l’opposition du salarié peut être formulée à tout moment, même après son départ de l’entreprise.
Pour rappel, l’employeur a seulement l’obligation de tenir les documents de fin de contrat à la disposition du salarié et de l’en informer, et non de les lui envoyer (CA Paris, 6, 9, 26-06-2024, n° 22/02219).
Le salarié ne peut exiger un envoi à son domicile.
Quels documents peuvent être remis par voie électronique ?
✅ Oui, sous conditions :
- Certificat de travail
- Reçu pour solde de tout compte
- Documents relatifs à la portabilité de la prévoyance et mutuelle
- État récapitulatif de l’épargne salariale (le cas échéant)
📩 Ces documents peuvent être envoyés par e-mail, via une plateforme RH ou un coffre-fort numérique, à condition que le salarié y ait accès librement et gratuitement.
Il est important que l’employeur respecte toutes les règles RGPD.
L’attestation France Travail (ex-Pôle emploi) : un cas particulier
Depuis 2012, l’attestation destinée à France Travail doit obligatoirement être remplie et transmise en ligne par l’employeur via le portail dédié (ex-“Pajemploi” ou “France Travail Employeur”).
⚠️ En revanche, la version destinée au salarié peut lui être remise par voie électronique, selon les mêmes conditions que les autres documents.
Quels risques en cas de non-respect ?
❌ Si vous remettez un document sans le consentement du salarié, ou via un support non sécurisé :
- Le salarié peut exiger une remise papier immédiate
- Il peut obtenir des dommages et intérêts pour non-respect de ses droits
- En cas de litige, la charge de la preuve incombe à l’employeur
Attention également au contrôle de la CNIL.
Bonnes pratiques pour une remise électronique conforme
🔐 Utilisez un outil RH ou un coffre-fort numérique sécurisé
✉️ Informez par écrit le salarié de la remise dématérialisée
📑 Conservez une preuve de l’envoi et de l’accessibilité du document
📬 Demandez une confirmation de réception du salarié si possible
Conclusion
La remise électronique des documents de fin de contrat est autorisée mais encadrée. Pour éviter tout litige, l’employeur doit informer clairement le salarié et garantir un accès sécurisé aux documents.
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Par Maitre Virginie LANGLET le 26 juin 2025
Avocat au Barreau de Paris
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